Confidentialité

Le Régime de retraite des CAAT s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels.

Le Régime de retraite des CAAT (« le Régime », « nous ») s’engage à protéger vos renseignements personnels. Cet Énoncé sur la protection des renseignements personnels décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels des participants du Régime (« vous », « votre »), ainsi que ceux de vos bénéficiaires et d’autres personnes concernées.

Il s’agit de renseignements qui permettent d’établir l’identité d’une personne, tels que son nom, sa date de naissance ou des informations au sujet de sa rente de retraite. Le présent Énoncé ne s’applique pas dans le cas des données à caractère non nominatif telles que les informations relatives aux entreprises ou les informations anonymes comme les statistiques.

Les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels et les manières dont nous les utilisons.

Nous recueillons vos renseignements personnels afin d’être en mesure d’administrer le Régime de retraite et de remplir nos obligations juridiques ainsi que les exigences réglementaires en matière de rapports. Plus précisément, vos renseignements personnels sont utilisés pour :

• établir et maintenir votre adhésion au Régime;
• gérer et administrer le Régime, ce qui comprend la création et l’entretien des bases de données internes et des dossiers au sujet des participants et des personnes apparentées;
• calculer et octroyer votre rente et vos autres prestations aux termes du Régime;
• produire et publier des relevés de pension ou avis personnalisés ainsi que des formulaires d’options de retraite et de cessation aux participants et aux personnes apparentées;
• évaluer les demandes relatives à votre pension et à vos droits à retraite;
• communiquer avec vous et votre employeur ou vos employeurs, y compris la confirmation de votre identité, l’enregistrement de nos conversations avec vous et l’envoi des bulletins par courriel contenant des informations importantes au sujet du Régime;
• nous conformer aux obligations juridiques et réglementaires, notamment celles prévues par la Loi sur les régimes de retraite (Ontario), la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et toute autre législation applicable;
• enquêter, déceler ainsi que prévenir la fraude ou toute autre activité illégale ou non autorisée et pour recouvrer les sommes dues;
• améliorer l’expérience du participant, incluant la recherche, le développement et l’analyse nécessaires en vue d’améliorer nos services.

Nous pouvons recueillir ou utiliser les renseignements personnels à d’autres fins après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure où la loi l’exige.

Les renseignements que nous recueillons

Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent des liens qui nous unissent (c.-à-d. qu’ils diffèrent selon que vous êtes un participant, un participant retraité, un futur participant, un bénéficiaire ou un conjoint). Les voici :

• nom, adresse, numéro de téléphone et autres coordonnées;
• renseignements tels que le sexe, la date de naissance et le statut de conjoint;
• renseignements sur l’emploi, y compris la raison sociale de votre ou vos employeurs, de même que les dates, la catégorie et les revenus d’emploi;
• somme des prestations;
• renseignements figurant sur un certificat de décès;
• renseignements sur l’accord de divorce ou de séparation;
• ordonnances ou jugements d’une cour, d’un tribunal ou d’un organisme semblable relatifs aux droits à pension;
• déclarations relatives à une rupture de mariage;
• désignations d’une procuration;
• numéro d’assurance sociale et renseignements relatifs au compte bancaire;
• toute autre information, après avoir obtenu votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de vous et de votre employeur. De plus, nous recueillons quelques renseignements automatiquement lorsque vous visitez notre site Web (veuillez consulter la section « Utilisation de la technologie » pour de plus amples détails). Dans certains cas, nous recueillons des renseignements à votre sujet auprès de tiers ou de sources disponibles au grand public.

Les tiers avec lesquels nous partageons les renseignements personnels

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers fiables afin de nous aider à administrer le Régime et de nous conformer à nos obligations. Ces tiers comprennent les prestataires de services qui contribuent au fonctionnement du Régime, notamment :

• prestataires de services financiers et professionnels tels que des consultants et des conseillers juridiques;
• entreprises de gestion des actifs en vue d’octroyer des prestations de retraite;
• cabinets d’actuaires pour effectuer des évaluations actuarielles;
• administrateurs de régimes de retraite tiers pour administrer les pensions des participants provenant de certains employeurs affiliés;
• prestataire de services des technologies de l’information afin de tenir à jour le système d’administration du Régime;
• prestataires de services postaux pour l’envoi des relevés et d’avis;
• organismes de recherche pour nous aider dans le cadre de la recherche et du développement en vue d’améliorer nos services;
• agences de recouvrement afin de faciliter le recouvrement des sommes dues.

Nous exigeons aux prestataires de services concernées de protéger les renseignements personnels qui leur sont transmis, de limiter leur utilisation et leur conservation au strict nécessaire en vue de fournir des services au Régime.

Nous pouvons aussi divulguer des renseignements personnels avec d’autres tiers dans les circonstances suivantes :

• à certains employeurs participants ou à certaines organisations représentant des groupes d’employeurs aux fins de l’administration d’autres programmes d’avantages sociaux de l’employeur;
• aux organismes de gouvernement et de réglementation afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, aux procédures juridiques et aux demandes des organismes gouvernementaux tels que l’Agence du revenu du Canada et l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers;
• dans le but de défendre nos droits et nos biens, de répondre aux situations d’urgence et de protéger la sécurité de toute personne;
• pour le décèlement et la prévention de la fraude, et pour l’investigation et la poursuite judiciaire de la violation potentielle d’un accord ou de la loi;
• lorsqu’il est pertinent de le faire dans le cadre d’une transaction commerciale, telle que la vente d’une partie ou de l’intégralité du Régime, une restructuration ou une opportunité de partenariat;
• lorsque nous avons obtenu votre consentement, ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

Nous ne vendons ni n’échangeons les renseignements personnels que nous recueillons.

La manière dont nous utilisons les témoins et l’audimétrie Web

Tout comme plusieurs autres sites Web, le nôtre utilise des témoins pour recueillir des informations concernant les visiteurs du site. Il s’agit de petits fichiers de textes qui sont automatiquement enregistrés sur l’appareil d’un visiteur.

Les informations que nous recueillons par l’entremise de ces témoins nous permettent d’analyser l’usage de notre site Web, y compris le nombre total de visiteurs, les pages du site Web les plus populaires, l’endroit géographique du visiteur ainsi que les types de navigateurs Web (p. ex., Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge) et les systèmes d’exploitation (p. ex., Windows ou Apple macOS) utilisés par nos visiteurs. Cette information est utilisée afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et la qualité générale du site Web.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Énoncé sur la protection des renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne a pour mission de veiller à ce que le Régime de retraite des CAAT respecte son Énoncé sur la protection des renseignements personnels, et d’examiner et de répondre à toute question ou plainte relative au traitement des données personnelles.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Régime de retraite des collèges d’arts appliqués et de technologie (CAAT)
250, rue Yonge, bureau 2500
Toronto (Ontario) M5B 2L7
privacy@caatpension.ca