Responsabilités de l’employeur

Tous les employés qui répondent aux critères d’admissibilité énoncés dans l’accord de participation de l’employeur doivent être inscrits, ou doivent être informés de leur option d’adhérer au Régime, le versement de leurs cotisations débutant dès la date de leur adhésion au Régime. Quant au traitement des inscriptions par lots, les employeurs obtiendront de l’aide pour inscrire les employés admissibles par voie électronique. Les nouveaux embauchés ultérieurs peuvent être inscrits en ligne.

Les employeurs déduisent les cotisations des employés des gains admissibles au taux convenu, versent leur propre cotisation et effectuent un virement électronique au Régime des CAAT. Les cotisations doivent être remises le 20^e jour civil du mois suivant les retenues afin d’éviter des pénalités pour retard de paiement. Au cas où le 20^e jour du mois tomberait la fin de semaine ou un jour férié, la date de paiement sera le jour ouvrable qui précède le 20^e jour.

Les employeurs qui adhèrent à DBplus avec Choix de cotisation sont tenus de veiller à ce que les participants soient informés de leur option de taux de cotisation et des dates butoirs auxquelles ils peuvent choisir et modifier leur taux. Les employeurs doivent saisir le choix du taux de cotisation des participants avant leur adhésion et veiller à ce que le taux de cotisation exact soit déduit et remis au Régime des CAAT avec sa cotisation de contrepartie.

En vertu des lois fiscales, un facteur d’équivalence (FE) est rapporté sur les feuillets T4 des participants aux régimes de pensions agréés (RPA), ce qui réduit leurs droits de cotisations à un REER.

À l’aide d’une feuille de calcul fournie par le Régime des CAAT, ou de leur propre tableur, l’employeur calcule le facteur d’équivalence pour chaque participant DBplus et le déclare sur le feuillet T4 du participant.

Les employeurs communiquent les nouvelles inscriptions au Régime ainsi que tout changement à la situation d’emploi et toute autre donnée sur le participant en utilisant le portail des employeurs ou l’outil sécurisé d’échange de données, soit de façon individuelle ou soit par l’entremise des fichiers de paie réguliers. Les employeurs qui offrent DBplus avec Choix de cotisation seront également tenus de déclarer les taux de cotisation des participants.

Périodiquement, les employeurs transmettent également au Régime des CAAT une liste de tous les employés qui participent au Régime avec leur adresse courriel de travail. Ainsi, le Régime des CAAT leur envoie directement le bulletin des participants.

Avec la collecte annuelle de données, qui sont à rendre en mars, les employeurs se servent d’un outil en ligne pour rapporter les gains T4 et les cotisations de chaque participant, ainsi que toute interruption de travail (si ce n’a pas déjà été fait au cours de l’année) et les facteurs d’équivalence pour l’année civile précédente. Si votre société fusionne son régime à prestations déterminées avec celui des CAAT, le Régime des CAAT collaborera avec vous et avec les administrateurs tiers pour le recueil de toute autre donnée restante.

Le Régime des CAAT donne des webinaires annuels de formation sur le rapprochement des données.

Après la validation annuelle des données, nous produisons des relevés de pension annuels que nous envoyons directement aux participants par la poste au printemps.

Le cas échéant, les employeurs peuvent devoir fournir les renseignements nécessaires tels que les données sur les gains du participant et les informations sur son ancien régime pour faciliter le transfert de l’épargne-retraite antérieure du participant dans le Régime. Le Régime des CAAT se charge de la plupart des points de la transaction et offre des ressources qui précisent les rachats et les transferts, notamment des séances de formation, une brochure informative et une calculatrice en ligne.

Dès leur adhésion au Régime des CAAT, les participants ont le droit de racheter tout éventuel congé non payé dont le coût est entièrement pris en sa charge. De plus, là où la loi le prévoit, les participants peuvent continuer à participer au Régime et à verser des cotisations pour des périodes de congé légal. Si un participant rachète une période de congé dans les six mois suivant son retour au travail, les employeurs verseront également des cotisations. Après le délai de six mois, le participant doit payer le coût intégral du rachat.

Comme partie du processus d’accueil du Régime des CAAT, vos services de paie et des ressources humaines recevront une formation sur leurs responsabilités d’employeur. Le Régime des CAAT offre également un service régulier de webinaires, en direct ou sur demande, qui serviront d’aide-mémoire et de remise à niveau sur tout nouveau processus que les employeurs auraient à connaitre.

Nous vous encourageons d’inviter les experts en retraites du Régime des CAAT sur vos lieux au moins une fois par année. Les rétroactions sur les séances de formation démontrent qu’elles aident énormément les participants à comprendre la valeur réelle de leur pension.

Chaque année, tous les employeurs participants doivent remettre une attestation écrite de l’adhésion des employés admissibles, des calculs et de la remise exacts des cotisations, de la diffusion des informations requises aux participants et que les membres du personnel qui administrent les retraites ont assisté aux séances de formation du Régime des CAAT au cours de l’année. L’attestation annuelle est une étape importante du programme de conformité administrative au Régime des CAAT.