Confidentialité
Le Régime de retraite des CAAT s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels.
Politique de confidentialité
Le Régime des CAAT (« le Régime », « nous ») s’engage à protéger vos renseignements personnels. Cet Énoncé sur la protection des renseignements personnels décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels des participants du Régime (« vous », « votre »), ainsi que ceux de vos bénéficiaires et d’autres individus concernés.
Il s’agit de renseignements qui permettent d’établir l’identité d’un individu, tels que son nom, sa date de naissance ou des informations au sujet de sa rente de retraite. Le présent Énoncé ne s’applique pas dans le cas des données à caractère non nominatif telles que les informations relatives aux entreprises ou les informations anonymes comme les statistiques.
La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels
Les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels et les manières dont nous les utilisons.
Nous recueillons vos renseignements personnels afin d’être en mesure d’administrer le Régime de retraite et de remplir nos obligations juridiques ainsi que les exigences réglementaires en matière de rapports. Plus précisément, vos renseignements personnels sont utilisés pour :
- établir et maintenir votre adhésion au Régime;
- gérer et administrer le Régime, ce qui comprend la création et l’entretien des bases de données internes et des dossiers au sujet des participants et des individus apparentés;
- calculer et octroyer votre rente et vos autres prestations aux termes du Régime;
- produire et publier des relevés de pension ou avis personnalisés ainsi que des formulaires d’options de retraite et de cessation aux participants et aux individus apparentés;
- évaluer les demandes relatives à votre pension et à vos droits à retraite;
- communiquer avec vous et votre employeur ou vos employeurs, y compris la confirmation de votre identité, l’enregistrement de nos conversations avec vous et l’envoi des bulletins par courriel contenant des informations importantes au sujet du Régime;
- nous conformer aux obligations juridiques et réglementaires, notamment celles prévues par la Loi sur les régimes de retraite (Ontario), la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et toute autre législation applicable;
- enquêter, déceler ainsi que prévenir la fraude ou toute autre activité illégale ou non autorisée et pour recouvrer les sommes dues;
- améliorer l’expérience du participant, incluant la recherche, le développement et l’analyse nécessaires en vue d’améliorer nos services.
Nous pouvons recueillir ou utiliser les renseignements personnels à d’autres fins après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure où la loi l’exige.
Les renseignements que nous recueillons
Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent des liens qui nous unissent (c.-à-d. qu’ils diffèrent selon que vous êtes un participant, un participant retraité, un futur participant, un bénéficiaire ou un conjoint). Les voici :
- nom, adresse, numéro de téléphone et autres coordonnées;
- renseignements tels que le sexe, la date de naissance et le statut de conjoint;
- renseignements sur l’emploi, y compris la raison sociale de votre ou vos employeurs, de même que les dates, la catégorie et les revenus d’emploi, le cas échéant;
- nom et date de naissance du conjoint, des enfants et/ou du bénéficiaire;
- somme des prestations;
- renseignements figurant sur un certificat de décès;
- renseignements sur l’accord de divorce ou de séparation;
- ordonnances ou jugements d’une cour, d’un tribunal ou d’un organisme semblable relatifs aux droits à pension;
- déclarations relatives à une rupture de mariage;
- désignations d’une procuration;
- numéro d’assurance sociale et renseignements relatifs au compte bancaire;
- toute autre information, après avoir obtenu votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.
Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de vous et de votre employeur. De plus, nous recueillons quelques renseignements automatiquement lorsque vous visitez notre site Web (veuillez consulter la section Utilisation de la technologie pour de plus amples détails). Dans certains cas, nous recueillons des renseignements à votre sujet auprès de tiers ou de sources disponibles au grand public.
Quels sont les tiers avec lesquels nous partageons les renseignements personnels
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers fiables afin de nous aider à administrer le Régime et de nous conformer à nos obligations. Ces tiers comprennent les prestataires de services qui contribuent au fonctionnement du Régime, notamment :
- les prestataires de services financiers et professionnels tels que des consultants et des conseillers juridiques;
- entreprises de gestion des actifs en vue d’octroyer des prestations de retraite;
- cabinets d’actuaires pour effectuer des évaluations actuarielles;
- administrateurs de régimes de retraite tiers pour administrer les pensions des participants provenant de certains employeurs affiliés;
- prestataire de services des technologies de l’information afin de tenir à jour le système d’administration du Régime;
- prestataires de services postaux pour l’envoi des relevés et d’avis;
- organismes de recherche pour nous aider dans le cadre de la recherche et du développement en vue d’améliorer nos services;
- agences de recouvrement afin de faciliter le recouvrement des sommes dues.
Nous exigeons aux prestataires de services concernées de protéger les renseignements personnels qui leur sont transmis, de limiter leur utilisation et leur conservation au strict nécessaire en vue de fournir des services au Régime.
Nous pouvons aussi divulguer des renseignements personnels avec d’autres tiers selon les circonstances suivantes :
- à certains employeurs participants ou à certaines organisations représentant des groupes d’employeurs aux fins de l’administration d’autres programmes d’avantages sociaux de l’employeur;
- aux organismes de gouvernement et de réglementation afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, aux procédures juridiques et aux demandes des organismes gouvernementaux tels que l’Agence du revenu du Canada et l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers;
- dans le but de défendre nos droits et nos biens, de répondre aux situations d’urgence et de protéger la sécurité de toute personne;
- le décèlement et la prévention de la fraude et pour l’investigation et la poursuite judiciaire de la violation potentielle d’un accord ou de la loi;
- lorsqu’il est pertinent dans le cadre d’une transaction commerciale, telle que la vente d’une partie ou de l’intégralité du Régime, une restructuration ou une opportunité de partenariat;
- lorsque nous avons obtenu votre consentement, ou lorsque la loi le permet ou l’exige.
Nous ne vendons ni n’échangeons les renseignements personnels que nous recueillons.
Utilisation de la technologie
La manière dont nous utilisons les témoins et l’audimétrie Web
Tout comme plusieurs autres sites Web, le nôtre utilise des témoins pour recueillir des informations concernant les visiteurs du site. Il s’agit de petits fichiers de textes qui sont automatiquement enregistrés sur l’appareil d’un visiteur.
Les informations que nous recueillons par l’entremise de ces témoins nous permettent d’analyser l’usage de notre site Web, y compris le nombre total de visiteurs, les pages du site Web les plus populaires, l’endroit géographique du visiteur ainsi que les types de navigateurs Web (p. ex., Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge) et les systèmes d’exploitation (c.-à-d. Windows ou Apple macOS) utilisés par nos visiteurs. Cette information est utilisée afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et la qualité générale du site Web.
Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur afin de désactiver les témoins. Afin d’en apprendre plus la configuration de votre navigateur Web pour les témoins, veuillez vous référer aux instructions de votre navigateur. Veuillez noter que l’ajustement des paramètres de votre navigateur pour refuser ou désactiver certains témoins peut engendrer la perturbation de la fonctionnalité de certains éléments du site Web.
Nous utilisons Google Analytics afin d’avoir une meilleure compréhension de la façon dont les visiteurs interagissent avec notre site Web et nos publicités en ligne. Ceci comprend des informations relatives au nombre de fois qu’un utilisateur visite notre site Web, aux pages qu’il consulte et d’où il a été référé. Cliquez ici pour en savoir davantage sur Google Analytics. Les utilisateurs peuvent désactiver la fonctionnalité Google Analytics au moyen d’une extension du navigateur, que vous pouvez télécharger ici.
La manière dont nous utilisons l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et la prise de décision automatisée
Nous employons la technologie afin de soutenir nos employés et d’améliorer les processus, mais nous ne nous fions pas aux outils entièrement automatisés afin de prendre des décisions sur des individus en fonction de leurs renseignements personnels. Nous utilisons des programmes d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatisé lors de nos opérations régulières, mais nous avons mis en place des procédures en vue d’assurer la supervision humaine et la redevabilité du Régime en ce qui concerne toutes les technologies utilisées.
Site Web de tiers
Notre site Web peut inclure des liens vers d’autres sites Web qui sont exploités ou gérés par un tiers. Ces derniers ne sont pas assujettis à cet Énoncé, et nous vous conseillons d’examiner toute politique de confidentialité associée aux sites Web tiers qui y sont liés.
Nos pratiques en matière de confidentialité
Pour combien de temps conservons-nous vos renseignements?
Nous les conservons dans nos dossiers aussi longtemps qu’il le faut pour exécuter l’opération à laquelle ils ont été recueillis, ou pour nous conformer aux exigences de la loi ou pour répondre à des besoins administratifs ou réglementaires. Ensuite, nous détruirons, supprimerons ou anonymiserons ces renseignements personnels en toute sécurité.
De quelle manière vos renseignements personnels sont-ils protégés?
Nous disposons de diverses mesures de sécurisation physiques, technologiques et organisationnelles conçues pour protéger vos renseignements personnels contre le vol, la perte ou la communication, l’utilisation, le copiage ou la modification non autorisés. Ces mesures comprennent un entreposage sécurisé (physique et numérique), des mots de passe, le chiffrement, des méthodes de transfert de fichiers sécurisés et d’autres mesures de sécurité électronique.
Vos renseignements sont-ils communiqués hors de votre autorité compétente?
Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels aux prestataires de services ou à d’autres tiers sûrs qui se situent hors de votre province ou du Canada, où ils peuvent être consultés, stockés ou traités. Nous nous appuyons sur des mesures de protection appropriées pour nous assurer que vos renseignements personnels sont protégés, là où ils sont utilisés ou stockés.
Lorsque vos renseignements personnels sont transférés à une autorité compétente située en dehors de votre province ou du Canada, ils peuvent être assujettis à la législation de cette autorité compétente, y compris toute loi qui permet ou exige la divulgation de ces renseignements au gouvernement, aux agences gouvernementales, aux tribunaux et aux forces de l’ordre de cette autorité compétente.
Comment votre consentement est-il obtenu?
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels après avoir obtenu votre consentement, sauf lorsqu’une loi l’autorise ou l’exige; à titre d’exemple, nous pouvons être contraints à traiter vos renseignements personnels sans votre consentement afin de nous conformer aux exigences d’une loi. En ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements qui vous concernent, votre consentement peut être obtenu par l’entremise de ce présent Énoncé ou d’autres manières.
La communication des renseignements personnels au sujet des tiers tels que votre conjoint ou vos bénéficiaires implique que vous avez obtenu le consentement de cette personne pour nous les communiquer ou que vous disposez de l’autorisation légale nécessaire pour le faire.
Vos droits en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels
Comment accéder à vos renseignements personnels ou les modifier?
Nous mettons tout en œuvre pour assurer l’exactitude et l’actualisation des renseignements obtenus. Nous invitons les participants à vérifier les renseignements personnels qui figurent sur leur relevé annuel afin de vérifier l’exactitude de leurs données et d’informer le Régime ou leur employeur de toute modification à effectuer.
Si vous estimez que les renseignements qui vous concernent ne sont pas exacts, vous pouvez faire une demande de modification auprès du responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous. Vous pouvez également consulter les renseignements qui vous concernent en faisant la demande auprès de ce dernier.
Il se peut que nous ayons besoin de confirmer votre identité ou d’obtenir des renseignements supplémentaires avant de répondre à votre demande. Dans certains cas, des exigences législatives nous empêcheront de traiter une demande d’accès ou de modification aux renseignements personnels. Dans un tel cas, nous vous informerons par écrit des raisons pour cette décision.
Comment révoquer son consentement?
La plupart de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels énoncées ci-dessus sont essentielles à l’administration du Régime et vous ne serez pas en mesure de révoquer votre consentement aussi longtemps que vous participiez au Régime. Pour toute question ou préoccupation, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées indiquées ci-dessous.
Comme indiqué ci-dessus, parfois nous correspondons avec les participants par l’entremise de bulletins électroniques. Il s’agit de notre obligation à communiquer à nos participants des informations importantes sur le Régime des CAAT. Vous avez la possibilité de vous désinscrire de ces bulletins, qui sont envoyés directement aux participants. Il est important de noter que si vous vous désinscrivez, il se peut que vous n’ayez pas accès en temps opportun à de l’information importante qui pourrait avoir un impact sur votre participation au Régime.
Conformément à votre lieu de résidence, vous avez la possibilité d’exercer des droits supplémentaires relatifs à la confidentialité, en fonction des législations provinciales ou territoriales. Veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant l’un des moyens indiqués ci-dessous.
Mise à jour du présent Énoncé
De temps à autre, le présent Énoncé pourrait faire l’objet de modifications. La version la plus récente sera toujours publiée sur notre site Web. Quand une mise à jour comporte des nuances importantes dans le traitement des renseignements personnels, nous ferons le nécessaire pour vous en informer, si nécessaire. Nous vous invitons à examiner ce présent Énoncé régulièrement. En continuant à fournir vos renseignements après des modifications à ce présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels, vous les acceptez.
Questions ou préoccupations
Le responsable de la protection des renseignements personnels gère le programme de gestion de la confidentialité du Régime des CAAT, y compris nos politiques et procédures relatives au traitement, à la protection et à la suppression des renseignements personnels, aux mesures à prendre en cas de violations de la vie privée et aux traitements des plaintes et des demandes.
Pour toute question ou préoccupation concernant le présent Énoncé ou l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels :
Par la poste :
Régime de retraite des CAAT
250, rue Yonge, bureau 2500
C.P. 40
Toronto (Ontario) M5B 2L7
Par téléphone au :
1 866 350-2228/416 673-9000
Par courriel :
privacy@caatpension.ca
Si le responsable de la protection des renseignements personnels ne parvient pas à résoudre votre problème, selon votre lieu de résidence, vous avez la possibilité de déposer une plainte à un commissariat de la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels vous fournira, sur demande, de plus amples informations sur ces droits.
Septembre 2024